Herramientas de microsoft office

HERRAMIENTAS DE MICROSOFT OFFICE

1.    MICROSOFT ACCESS

Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimática Microsoft Office en su versión profesional. Y es una de esas aplicaciones que por desconocimiento la mayoría de las veces nunca abrimos.Es un programa diseñado para la creación y administración de bases de datos, para uso dentro del sistema operativo Windows, y está orientado para que las personas, puedan gestionar sus bases de datos de manera fácil y práctica, aun y cuando estas, no cuenten con conocimientos especializados en el manejo     de bases de datos, lográndolo mediante el uso de ficheros con una interfaz gráfica fácil de manejar.

Este programa permite realizar modificaciones a bases de datos ya existentes, permitiendo que el usuario (esté o no familiarizado con el manejo de bases de datos), pueda buscar información y modificarla, de manera eficiente.

Permite la creación de formularios, de gráficos y de combinaciones de informes dentro de un solo documento de bases de datos, agilizando su manejo, así como la búsqueda de los datos que se van insertando en las bases creadas con este programa. Sirve por ejemplo para la administración de datos de stock, permitiendo el registro de los datos de entrada y salida de los diversos productos de las empresas

* COMPONENTES:

• Formularios,objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.
• Informes
• Tablas,consultas,objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios macros informes.
• Módulos.
• Lo que diferencia una aplicación de una base de datos es la forma en la que el usuario enlaza los objetos para formar un sistema coherente.
• Los objetos se almacenan en uno o varios archivos de base de datos.



2.    EXCEL

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios y otros mucho más complejos.  Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access o PowerPoint… te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Se trata de un programa que cuenta con funciones para el procesamiento de texto y diversas herramientas matemáticas y de gráficas, para trabajos de contaduría y administración, con los que se pueden llevar a cabo registros detallados de diversas informaciones, en una forma ordenada gracias al sistema de casillas con que cuenta.

COMPONENTES:

• BARRA DE TITULO.
• BARRA DE MENÚS.- Es el sistema central de EXCEL ya que ahí  se encuentran  casi todas las funciones de EXCEL.

• BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR. Contiene botones para las herramientas que se usa con más frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros

• BARRA DE FORMATO.- Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda.

• BARRA DE FORMULAS.-   La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí.

• CUADRO DE NOMBRES.CELDA ACTIVA.- Es la celda en la que se pueden introducir datos; números, palabras símbolos, en este caso la B3.

• BARRA DE ESTADO.- Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en la parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado.

• ETIQUETAS DE HOJAS.-  Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.

• PANEL DE TAREAS.

• MOVERSE O DESPLAZARSE POR UNA HOJA DE CÁLCULO.

     

3.    WORD

Microsoft Word, es uno de los procesadores de texto que actualmente están más difundidos en el mundo, tanto por su facilidad de uso, como por ser un programa que suele venir instalado en los equipos de cómputo.

Sirve para crear y editar textos.- Es un programa de procesamiento de palabras, por lo que su principal función es la de permitir crear documentos escritos, así como permite poder realizar modificaciones a textos ya escritos, gracias a un sinnúmero de herramientas, con las que se pueden editar los textos que se escriben, permitiendo además utilizar varios tipos de fuentes (letras), y variar el tamaño, estilo y color de la letra, pudiendo poner textos en cursiva, negritas y subrayados.

Cuenta con herramientas que permiten que el texto quede centrado, justificado o alineado a la derecha o izquierda, dependiendo de la necesidad del usuario.

*COMPONENTES:

• BOTÓN DE INICIO.
• BARRA DE TÍTULO.
• BANDA DE OPCIONES.
• BARRA DE ESTADO.
• BOTÓN OFFICE.
• VISTA DE DOCUMENTO.
• ZOOM.
• BARRAS DE DESPLAZAMIENTO.

4.    INFOPATH DESIGNER.  5.    INFOPATH FILLER

InfoPath 2010 facilita la creación de soluciones de extremo a extremo en SharePoint Server 2010 que incluyen formularios muy prácticos, además de flujo de trabajo a la escala de la empresa y acceso a datos empresariales clave.

Puede usar InfoPath para recopilar datos empresariales de las personas con las que trabaja, como compañeros de trabajo, socios, proveedores y clientes. Los formularios de InfoPath pueden ser formularios muy sencillos que usen varias personas de un pequeño grupo de trabajo. O bien, las organizaciones pueden diseñar formularios más complejos que se conecten a bases de datos ya existentes o integrados en sistemas corporativos ya existentes.

*COMPONENTES

• INFOPATH DESIGNER 2010:  PARA CREAR Y PUBLICAR UNA PLANTILLA DE FORMULARIO DE INFOPATH.

• INFOPATH FILLER 2010: CON INFOPATH FILLER, LAS PERSONAS QUE ESTÁN RELLENANDO FORMULARIOS TIENEN UNA INTERFAZ DE USUARIO SIMPLE Y FÁCIL DE USAR Y PUEDEN ELEGIR GUARDAR UN BORRADOR, GUARDAR UNA COPIA LOCAL, O GUARDAR COMO PDF Y TIENE UN REGISTRO LOCAL DEL FORMULARIO.

• INFOPATH FORMS SERVICES: MEJORADAS PARIDAD ENTRE LOS FORMULARIOS DE INFOPATH FILLER 2010 Y FORMULARIOS DE EXPLORADOR DE INFOPATH EN SHAREPOINT SERVER 2010 GARANTIZA MAYOR COHERENCIA PARA LOS USUARIOS QUE ESTÁN RELLENANDO FORMULARIOS.

6.    ONENOTE

Microsoft Office OneNote, o simplemente OneNote, es un programa desarrollado para facilitar la toma de notas, la recopilación de información, y la colaboración multiusuario. OneNote permite colocar notas en páginas que a su vez se organizan en fichas y blocs y ofrece la posibilidad de agregar dibujos, diagramas, fotografías y elementos multimedia como hipervínculos, audio, vídeo, capturas del webcam, grabaciones de voz e imágenes escaneadas. También permite crear una impresora virtual a fin de enviar archivos o documentos desde otros programas.

OneNote está diseñado para recoger, organizar y compartir materiales sin diseño, por lo general para proyectos, aunque se diseñó originalmente para ser usada en una computadora táctil para tomar notas manuscritas muchas personas la utilizan como una herramienta general para tomar notas en cualquier situación. Es muy utilizada en el campo de la educación para tomar apuntes en clase

7.    OUTLOOK

Outlook es un software que no solo le permite enviar, recibir y administrar el correo electrónico, sino que también administra el calendario y los contactos, como amigos y socios empresariales.

Además, también puede compartir su calendario con familiares y colegas a través de Internet.

Outlook forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico.

Sirve y es de utilidad para enviar, recibir y administrar tanto nuestro correo como el de quizás otras personas o usuarios.

*COMPONENTES:

• LA PANTALLA: al arrancar Outlook aparece una pantalla inicial puede no coincidir con la de todos los ordenadores, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

•  LA BARRA DE TITULO: contiene el nombre del programa y el nombre de la ventana actualmente activa dentro del programa. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

• LA BARRA DE MENÚS: contiene las operaciones de Outlook agrupadas en menús desplegables. Cada opción tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opción pulsando simultáneamente la tecla Alt y la letra subrayada.

•  LA BARRA DE HERRAMIENTAS: contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales de la aplicación. Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento, se reconocen porque tienen el color atenuado.

• LA BARRA DE ESTADO: se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

• EL PANEL DE EXPLORACIÓN: está a la izquierda de la pantalla. Este nos permite acceder a las distintas opciones de Outlook.

•  EL CUERPO PRINCIPAL: es la parte donde se trabaja con los mensajes, el calendario, las notas, las tareas, etc.

• El cuerpo principal tendrá diferente aspecto según en qué lugar nos encontremos, mostrando la bandeja de entrada, un calendario, la lista de contactos, etc.

• LA BARRA DE TAREAS PENDIENTES: se encuentra en la parte derecha.

8.    POWER POINT

Microsoft PowerPoint es un programa de presentación desarrollado por la empresa Microsoft para sistemas operativos Windows y Mac OS. Viene integrado en el paquete ofimático llamado Microsoft Office como un elemento más, que puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los demás componentes del equipo para obtener un resultado óptimo.

PowerPoint es uno de los programas de presentación más extendidos. Es ampliamente utilizado en distintos campos de la enseñanza, los negocios, entre otros.

Se puede decir que PowerPoint es una aplicación que está dirigida fundamentalmente a servir de apoyo en presentaciones o exposiciones de los más diversos temas, proyectando una serie de diapositivas a través del ordenador. Una vez diseñada una pantalla se puede convertir ésta en una diapositiva o transparencia física para reproducirla en un proyector tradicional, o visionarla en el ordenador.

*COMPONENTES:

• BARRA DE TÍTULOS - muestra el nombre del documento seguido del nombre del programa.

• BARRA DE MENÚS - contiene una lista de opciones para administrar y personalizar los documentos.

• BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR - contiene botones de atajo para ejecutar las operaciones más comunes.

• BARRA DE HERRAMIENTAS DE FORMATO - contiene botones que se utilizan para dar formato al texto.

• BARRA DE ESTADO - muestra la posición de la diapositiva y el tipo de diseño en PowerPoint.

• BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO - contiene herramientas para trazar líneas, formas y objetos.

• AYUDA (Escriba una pregunta) - proporciona acceso rápido a los temas de Ayuda.

• PANEL DE TAREAS- ubicado a la derecha de la pantalla

que le permite seleccionar tareas en diferentes categorías

 y mejorar rápidamente sus diapositivas en pocos pasos

9.    PUBLISHER

Microsoft Publisher es un programa que provee un historial simple de edición similar al de su producto hermano Word, pero a diferencia de Adobe InDesign y Adobe InCopy, no proporciona una posibilidad integrada de manejo de código XML.

Ayuda a crear, personalizar y compartir con facilidad una amplia variedad de publicaciones y material de marketing. Incluye una variedad de plantillas, instaladas y descargables desde su sitio web, para facilitar el proceso de diseño y maquetación.

Su principal función y para la cual está enfocado este programa, es para la creación y edición de contenidos publicitarios, pudiendo realizarlos desde cero (una hoja en blanco), como pudiendo utilizar una gran gama de plantillas, preestablecidas, que contiene el programa u otras descargables.

Sirve para el diseño de folletos, boletines, y demás contenidos publicitarios que pueden ser imprimidos posteriormente o utilizados directamente en la web, por el usuario.

*COMPONENTES:

• BARRA DE TITULO: indica el nombre del archivo y se utiliza para mover la ventana

• BARRA DE MENÚES: Contiene los nombres de los menúes desplegables para acceder a las funciones de Publisher.

• VENTANA DE TRABAJO: La parte blanca grande de la pantalla es la ventana de edición. El rectángulo del centro representa la página imprimible.

• BARRA DE HERRAMIENTAS: da acceso rápido a las operaciones más frecuentes. Posee las siguientes herramientas.

10.    SHAREPOINT WORKSPACE

Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. Se puede usar como un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo, así como acceder a ella. Lo que necesita es un explorador web, como Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome o Firefox.

SharePoint Workspace 2010 también ofrece opciones para crear áreas de trabajo de colaboración de Groove y carpetas compartidas sincronizadas.

11.    PAINT

Es un accesorio de Windows que permite realizar dibujos. A pesar de las sencillez de manejo y sus limitadas capacidades, que no es comparable a los programas profesionales de dibujo, ya que permite crear dibujos más vistosos y de gran calidad.

*COMPONENTES:

• CUADRO DE HERRAMIENTAS
• CUADRO DE COLORES
• BARRA DE ESTADOS

CONCLUSIÓN:

Esta actividad nos sirvo para profundizar un poco mas en el tema y descubrir la importancia de MICROSOFT OFFICE y sus componentes.